Versión: 2026.08.1

Política de privacidad

La presente Política de Privacidad describe el tratamiento de datos personales en el marco de la plataforma WorkToCloud, de titularidad de Worktocloud S.L. (CIF B66295445), Avda. Santa Eulalia, 367, 08224 Terrassa (Barcelona), España. Se aplica el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

Worktocloud S.L. actúa como responsable del tratamiento respecto de datos de registro, facturación, contratación, soporte y gestión de la relación con clientes (managers). Contacto privacidad: rgpd@worktocloud.es e info@worktocloud.es.

Respecto de los datos de monitorización laboral de trabajadores (capturas, actividad, geolocalización, metadatos de llamadas, NFC, etc.), el cliente (manager/empresa) es responsable del tratamiento y Worktocloud S.L. actúa como encargado del tratamiento, conforme a las instrucciones documentadas del cliente y al contrato de servicios.

2. Principios

Tratamos los datos conforme a licitud, lealtad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación, integridad, confidencialidad y responsabilidad proactiva (art. 5 RGPD).

3. Categorías de datos

• Identificación y contacto (nombre, email, teléfono, cargo).
• Datos de empresa (razón social, CIF/NIF, dirección, sector).
• Facturación y pagos (facturas, IBAN/token de tarjeta, historial de cobros).
• Organigrama, roles y permisos de usuarios.
• Monitorización de escritorio: capturas, nivel de actividad de teclado/ratón (sin contenido), títulos de ventana activa, aplicaciones.
• Datos móviles: geolocalización, metadatos de llamadas (no contenido), lecturas NFC.
• Cookies, tokens de sesión, identificadores técnicos, logs, dirección IP, información del sistema operativo y dispositivo.
• Gestión laboral (si está activa): convenios, contratos, festividades, calendarios, avisos de datos incompletos.
• Facturación electrónica y Verifactu: datos exigidos por normativa tributaria.

4. Licencias, complementos y alcance del tratamiento

Las categorías de datos personales tratadas dependen de la licencia y los complementos contratados y activados para cada cliente. El cliente determina qué módulos y permisos aplican a cada trabajador o usuario.

• Office: monitorización de escritorio (capturas, nivel de actividad de teclado/ratón sin contenido, títulos de ventana activa, aplicaciones, comentarios, información del SO y dispositivo).
• Security / Sales (móvil): geolocalización, metadatos de llamadas (no contenido), lecturas NFC.
• Pack CRM (wtccrm): datos de gestión comercial y de clientes; habilita compatibilidad con Verifactu Basic.
• Verifactu Basic / Verifactu Pro: datos de facturación electrónica exigidos por normativa tributaria española (AEAT); Verifactu Pro añade, según contratación, aplicaciones, plantillas, idiomas y cuotas de API.
• Gestión laboral: convenios colectivos, metadatos de contratos laborales, festividades y calendarios, territorios multi-centro, avisos de datos incompletos (solo managers y mandos intermedios autorizados) e identificadores laborales configurados por el cliente.

No se tratan datos con finalidad propia de un módulo inactivo o no contratado. Respecto de datos de monitorización de empleados y del módulo de Gestión laboral, Worktocloud S.L. actúa como encargado del tratamiento conforme a las instrucciones del cliente (manager/empresa), que es responsable de la base legitimadora aplicable.

Las bases legitimadoras generales del Servicio son: ejecución de contrato para la prestación SaaS; obligación legal para conservación fiscal y laboral; interés legítimo para seguridad de la plataforma y relación B2B con el cliente. La base para monitorización laboral corresponde al empleador/cliente.

Los datos anonimizados de forma irreversible podrán conservarse en forma agregada para la mejora interna del Servicio, calidad y seguridad, sin posibilidad razonable de reidentificación. Worktocloud S.L. no cede datos personales identificables a terceros para que estos los utilicen en sus propios fines ajenos al Servicio.

5. Finalidades

• Prestación del Servicio SaaS contratado y soporte técnico.
• Facturación, cobro, contabilidad y cumplimiento fiscal (AEAT).
• Seguridad, prevención de fraude y mejora del servicio.
• Comunicaciones operativas, contractuales y, en su caso, comerciales.
• Cumplimiento de obligaciones legales mercantiles, laborales y tributarias.
• Tratamiento de datos laborales del cliente cuando actuamos como encargado.

6. Bases legitimadoras

• Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD): prestación del Servicio, cuenta, facturación.
• Obligación legal (art. 6.1.c): conservación fiscal, mercantil, registros de jornada (Estatuto de los Trabajadores, RD 8/2019).
• Interés legítimo (art. 6.1.f): seguridad de la plataforma, mejora técnica, gestión B2B de la relación con el cliente, siempre con ponderación y derechos del interesado.
• Consentimiento (art. 6.1.a): cuando proceda para monitorización de trabajadores, recae en el empleador/cliente, que debe informar y obtener la base adecuada conforme a la normativa laboral y de protección de datos.

7. Encargados del tratamiento

Podemos apoyarnos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, entre otros: Google Cloud, Strato, OVH, proveedores de pago (tokenización y cobro) y Gestoría Tormat para gestión fiscal/contable. Existen contratos de encargo conforme al art. 28 RGPD.

8. Transferencias internacionales

Si algún proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán garantías adecuadas (cláusulas contractuales tipo, decisiones de adecuación u otras medidas reconocidas por el RGPD).

9. Plazos de conservación

• Datos operativos de productividad/monitorización: hasta 12 meses tras cancelación o fin de contrato, salvo obligación distinta.
• Datos fiscales y facturación: 4 años (obligaciones AEAT).
• Documentación mercantil/contable: 6 años (art. 30 Código de Comercio).
• Registros de jornada y datos laborales: plazos legales aplicables (ET, RD 8/2019).
• Datos anonimizados de forma irreversible: conservación agregada para mejora interna del Servicio, calidad y seguridad, sin posibilidad razonable de reidentificación (véase apartado 4).

10. Derechos de las personas interesadas

Puede ejercer acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad dirigiéndose a rgpd@worktocloud.es, acreditando identidad. Los trabajadores monitorizados deben dirigirse prioritariamente a su empleador (responsable) y, en su caso, a Worktocloud como encargado vía el cliente. Tiene derecho a reclamar ante la AEPD (www.aepd.es).

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas: control de accesos, cifrado en tránsito, segregación de entornos, copias de seguridad y auditoría de accesos, conforme al estado del arte y riesgo del tratamiento.

12. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para autenticación, preferencias de sesión y seguridad. Puede gestionar cookies desde su navegador; la desactivación puede limitar funcionalidades.

13. Deber de información del cliente a empleados

El cliente debe informar a sus trabajadores sobre el tratamiento de datos de monitorización, finalidades, destinatarios, plazos y derechos, conforme a los arts. 13 y 14 RGPD y normativa laboral española.

14. No venta ni cesión de datos identificables

Worktocloud S.L. no vende datos personales a terceros ni cede datos personales identificables a terceros para que estos los utilicen en fines propios ajenos al Servicio.

15. Versiones y aceptación

Las versiones versionadas de esta política pueden requerir aceptación expresa en el acceso para usuarios manager. Las modificaciones sustanciales se comunicarán con antelación razonable.

16. Modificaciones

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del Servicio. La versión vigente estará disponible en la plataforma.